KSeF od 1 stycznia 2027 dla najmniejszych firm. Co zrobić przed sylwestrem

Od 1 stycznia 2027 r. ostatnia grupa przedsiębiorców traci możliwość wystawiania faktur poza Krajowym Systemem e-Faktur. Chodzi o najmniejsze firmy, w tym zwolnione z VAT, które przez cały 2026 r. korzystały z limitu 10 000 zł miesięcznie.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy. Historia jednego terminu

KSeF działa od 1 stycznia 2022 r. Przez pierwsze lata był dobrowolny i korzystał z niego mało kto, co trudno uznać za zaskoczenie. Obowiązek miał wejść w życie 1 lipca 2024 r. Nie wszedł. W 2024 r. termin przesunięto na 1 lutego 2026 r., a ustawa z sierpnia 2025 r. rozłożyła wdrożenie na etapy. Najwięksi przedsiębiorcy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, zaczęli wystawiać e-faktury 1 lutego 2026 r., pozostali 1 kwietnia. Najmniejszym zostawiono jeszcze kilka miesięcy oddechu.

Ten oddech kończy się 31 grudnia 2026 r. Sam system łatwo sobie wyobrazić jako wspólną skrzynkę pocztową. Wystawca wrzuca do niej fakturę, system nadaje jej numer, a odbiorca odbiera ją z tej samej skrzynki. Klucz do niej ma także administracja skarbowa, która widzi faktury na bieżąco, a nie dopiero przy ewentualnej kontroli.

Kogo obejmuje zmiana od stycznia 2027?

Do końca 2026 r. poza KSeF mogą fakturować przedsiębiorcy, u których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu. Wystarczy przekroczyć limit w jednym miesiącu, a faktura, którą go przekroczono, i wszystkie kolejne trafiają już do systemu. Od 1 stycznia limit znika. W KSeF fakturują wszyscy, także podatnicy zwolnieni z VAT, gdy wystawiają fakturę innej firmie.

Wielu z nich jest przekonanych, że sprawa ich nie dotyczy, skoro nie płacą VAT. Ministerstwo Finansów odpowiada na to w oficjalnych pytaniach i odpowiedziach krótko. Dotyczy.

Faktura na żądanie i faktura dla osoby prywatnej

Przedsiębiorca zwolniony z VAT wystawia fakturę wtedy, gdy zażąda jej nabywca. To się nie zmienia. Zmienia się miejsce, bo faktura dla innej firmy powstaje od stycznia w KSeF. Nie pomoże też zamiana faktury na rachunek. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że czynności zwolnione z VAT dokumentuje się fakturą, a rachunek służy do czynności, które w ogóle nie podlegają VAT.

Poza systemem zostają faktury dla konsumentów, czyli osób prywatnych. Ich wystawianie w KSeF jest dobrowolne i takie pozostanie także po 1 stycznia 2027 r. Konsument może dostać fakturę papierową albo w PDF, tak jak dotąd.

Jedna zmiana nastąpiła zresztą wcześniej i łatwo ją przeoczyć. Od 1 lutego 2026 r. duzi dostawcy wystawiają faktury w KSeF, więc faktura za telefon czy hosting od miesięcy czeka w systemie na odbiór, nawet jeśli jej PDF wciąż przychodzi mailem.

Co zrobić przed 1 stycznia

1. Sprawdzić logowanie. Do Aplikacji Podatnika KSeF wchodzi się Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. Właściciel jednoosobowej firmy ma uprawnienia właścicielskie przypisane automatycznie i nie musi niczego zgłaszać.
2. Wybrać narzędzie. Ministerstwo udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF, aplikację mobilną i e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Przy kilku fakturach w miesiącu to wystarczy. Kto korzysta z programu do fakturowania, powinien sprawdzić, czy program wysyła faktury do KSeF.
3. Zamówić certyfikat KSeF. Jest potrzebny do faktur wystawianych w trybach offline. Zamawia się go w Aplikacji Podatnika i jest ważny najwyżej dwa lata. Programy do fakturowania mogą łączyć się z KSeF także przez token. Ministerstwo zdecydowało, że tokeny zostaną utrzymane bezterminowo, a rozporządzenie zostanie w tym celu zmienione.
4. Nadać uprawnienia biuru rachunkowemu, jeśli prowadzi księgowość. Bez tego księgowa nie zobaczy faktur kosztowych.
5. Wystawić fakturę próbną. Ministerstwo prowadzi środowisko testowe, w którym na fikcyjnych danych można przećwiczyć cały proces bez skutków prawnych.

Faktura, gdy system nie działa

Datą wystawienia faktury w KSeF jest dzień, w którym faktura trafi do systemu, a otrzymana jest w dniu, w którym system nada jej numer. Co w takim razie zrobić bez internetu albo w czasie awarii? Przepisy przewidują tryby offline. W trybie offline24 fakturę wysyła się do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu. Gdy system jest niedostępny, termin mija następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności, a po awarii po 7 dniach roboczych od jej zakończenia.

Jeśli fakturę trzeba przekazać klientowi wcześniej, na przykład wydrukować, oznacza się ją dwoma kodami QR. Drugi z nich potwierdza tożsamość wystawcy i do jego wygenerowania potrzebny jest właśnie certyfikat KSeF.

Ile kosztuje faktura poza systemem

Kary mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r. Za fakturę, która powinna trafić do KSeF, a została wystawiona poza nim, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze. Przy fakturze bez wykazanego podatku, a więc typowej dla firmy zwolnionej, kara może sięgnąć 18,7% kwoty należności ogółem. Tak stanowi art. 106ni ustawy o VAT.

Rząd chce jednak dać przedsiębiorcom jeszcze rok. 20 października 2026 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, który wydłuża do 31 grudnia 2027 r. okres, w którym kary nie będą stosowane. Projekt trafił do Sejmu. Ministerstwo Finansów podkreśla przy tym, że nie oznacza to rezygnacji z obowiązku stosowania KSeF. Jeśli projekt przejdzie, faktura wystawiona w styczniu poza KSeF będzie fakturą wystawioną wbrew przepisom, tyle że bez sankcji. Polski ustawodawca od lat szuka złotego środka między „obowiązkowe” a „nieobowiązkowe”. Wygląda na to, że go znalazł.

Numer KSeF w przelewie

Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci przelewem za fakturę z KSeF innemu czynnemu podatnikowi VAT, musi podać w tytule przelewu jej numer KSeF. Przy płatności za kilka faktur podaje się identyfikator zbiorczy, który generuje się w KSeF. Obowiązek obejmuje też płatności w mechanizmie podzielonej płatności. Nie dotyczy natomiast płatności, w których którakolwiek ze stron jest zwolniona z VAT.

Faktura w KSeF nie jest trudniejsza od faktury w PDF. Jest inna, bo zanim trafi do klienta, przechodzi przez system, do którego zagląda urząd. Lepiej przećwiczyć to w grudniu niż odkrywać w styczniu.