Podwyżka stawki B2B od stycznia. Jak ją uzasadnić i zapisać w umowie

Kodeks cywilny pozwala sądowi podwyższyć świadczenie pieniężne, gdy pieniądz istotnie straci na wartości. Przedsiębiorca z tej drogi nie skorzysta, jeżeli świadczenie wiąże się z prowadzeniem jego firmy (art. 358¹ § 3 i 4). Kto pracuje na B2B, sam musi więc zadbać o to, żeby stawka nadążała za cenami. Robi to w rozmowie z klientem i w treści umowy. Koniec roku, kiedy firmy układają budżety na następny, jest na to dobrym momentem.

Czy podwyżkę trzeba uzasadniać

Prawnie nie trzeba. Strony umowy mogą ułożyć swój stosunek według uznania, o ile nie narusza on ustawy, zasad współżycia społecznego ani natury stosunku (art. 353¹ KC). Cena jest jednym z elementów, o których decydują same. Stawka zmienia się więc wtedy, gdy obie strony się na to zgodzą, i z żadnego przepisu nie wynika, ile ma wynosić ani jak często rośnie.

W rozmowie uzasadnienie przydaje się jednak bardziej niż w kodeksie. Najmocniej działają liczby z oficjalnych źródeł. Według komunikatów Prezesa GUS średnioroczna inflacja w 2025 r. wyniosła 3,6%, a w pierwszych trzech kwartałach 2026 r. ceny były o 2,9% wyższe niż rok wcześniej. Jeszcze wyraźniej widać to w dłuższym okresie. We wrześniu 2026 r. ceny były o 49,8% wyższe niż we wrześniu 2020 r. Stawka 150 zł za godzinę ustalona sześć lat temu musiałaby dziś wynosić 224,70 zł, żeby kupić tyle samo. Kto przez ten czas nie podnosił stawki, za te same pieniądze kupuje dziś o około jedną trzecią mniej.

Inflacja to argument, który klient zna z własnych kosztów. Obok niego warto położyć argumenty z samej współpracy, np. szerszy zakres zadań niż przy podpisaniu umowy, krótsze terminy albo większą odpowiedzialność.

Kodeks zna też drugą furtkę, czyli zmianę umowy przez sąd z powodu nadzwyczajnej zmiany stosunków (art. 357¹ KC). Jej warunki są jednak wąskie. Zmiana musi być nadzwyczajna i nieprzewidziana przy zawieraniu umowy, a wykonanie umowy musi grozić rażącą stratą albo nadmiernymi trudnościami. Coroczna, przewidywalna inflacja raczej tych warunków nie spełni.

Co sprawdzić w umowie przed rozmową

Pięć postanowień umowy przesądza o tym, jak mocną pozycję ma się w negocjacjach.

1. Czas trwania. Umowa na czas określony daje naturalny moment na nową stawkę, czyli przedłużenie. Przy umowie bezterminowej rozmowa może odbyć się w każdej chwili.
2. Okres wypowiedzenia. Od niego zależy, ile czasu ma klient na znalezienie kogoś na zastępstwo, jeśli rozmowa się nie uda. Tyle samo czasu zostaje wykonawcy na znalezienie nowych zleceń.
3. Forma zmian. Jeżeli umowa wymaga dla zmian formy pisemnej pod rygorem nieważności, ustalenie nowej stawki w rozmowie albo w e-mailu nie wystarczy.
4. Klauzula waloryzacyjna. Część umów przewiduje już coroczną zmianę stawki. Trzeba sprawdzić, według jakiego wskaźnika i od kiedy działa.
5. Kary umowne i zakaz konkurencji. Kara umowna należy się w zastrzeżonej wysokości bez względu na wysokość szkody (art. 484 § 1 KC). Wysoka kara za wcześniejsze odejście albo zakaz pracy dla konkurencji ograniczają pole manewru, gdy klient odmówi.

Jak zapisać nową stawkę

Uzgodniona podwyżka powinna trafić do umowy. Inaczej przy sporze trudno będzie wykazać, na jaką stawkę strony się umówiły.

Aneks

Najprostsza droga to aneks z nową kwotą i datą, od której obowiązuje, np. „od usług wykonanych od 1 stycznia 2027 r.”. Zmiana umowy wymaga takiej formy, jaką ustawa albo strony przewidziały dla jej zawarcia (art. 77 § 1 KC). Jeżeli umowa zastrzega dla zmian formę pisemną, aneks podpisuje się własnoręcznie (art. 78 § 1 KC) albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który jest jej równoważny (art. 78¹ KC).

Znaczenie ma też to, jak umowa opisuje skutek niezachowania formy. Gdy nie wskazuje skutku, w razie wątpliwości przyjmuje się, że forma była zastrzeżona tylko dla celów dowodowych (art. 76 KC). Ograniczenia dowodowe z tego tytułu nie obowiązują jednak między przedsiębiorcami (art. 74 § 4 KC), więc zmianę uzgodnioną np. w e-mailach można wykazać na zwykłych zasadach. Inaczej jest, gdy umowa mówi wprost o rygorze nieważności. Wtedy zmiana zrobiona w innej formie nie wywoła skutku.

Klauzula waloryzacyjna

Strony mogą umówić się, że wysokość świadczenia pieniężnego będzie ustalana według innego miernika wartości niż pieniądz (art. 358¹ § 2 KC). Oznacza to klauzulę, która co roku podnosi stawkę o wskaźnik inflacji, bez nowej rozmowy i bez aneksu. Może ona brzmieć na przykład tak.

Wynagrodzenie określone w § … ulega podwyższeniu z dniem 1 lutego każdego roku kalendarzowego, począwszy od 2028 r., w stopniu odpowiadającym średniorocznemu wskaźnikowi cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem za poprzedni rok kalendarzowy, ogłoszonemu w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Monitorze Polskim.

Jeżeli wskaźnik nie przekracza 100, wynagrodzenie nie ulega zmianie. Wykonawca informuje Zamawiającego o nowej wysokości wynagrodzenia w formie dokumentowej. Zmiana wynagrodzenia na podstawie niniejszego paragrafu nie wymaga aneksu.

Data 1 lutego ma znaczenie. Wskaźnik za cały rok GUS ogłasza w połowie stycznia (za 2025 r. komunikat pochodzi z 15 stycznia 2026 r.). Klauzula z datą 1 stycznia odsyłałaby do liczby, której w tym dniu jeszcze nie ma. Zdanie o wskaźniku nieprzekraczającym 100 chroni przed obniżką stawki, gdyby ceny spadły. Numer paragrafu i daty trzeba dopasować do konkretnej umowy. Klient może nie zgodzić się na takie zastrzeżenie i wtedy jest ono przedmiotem negocjacji.

Nowa umowa

Gdy dotychczasowa umowa jest stara i nie opisuje już rzeczywistej współpracy, lepiej zawrzeć nową, z nową stawką, zakresem i klauzulą waloryzacyjną. Stara umowa powinna wtedy wygasnąć albo zostać rozwiązana za zgodą stron z tym samym dniem, od którego obowiązuje nowa. Inaczej przez pewien czas obowiązują dwie umowy o te same usługi.

Gdy klient się nie zgodzi na podwyżkę stawki

Umowę o świadczenie usług można wypowiedzieć w każdym czasie, bo stosuje się do niej przepisy o zleceniu (art. 750 i 746 § 2 KC). Kto wypowiada odpłatną umowę bez ważnego powodu, odpowiada jednak za szkodę, a umowa zwykle przewiduje okres wypowiedzenia, którego trzeba dotrzymać. Wypowiedzenie umowy zawartej na piśmie wymaga co najmniej formy dokumentowej, więc wystarczy e-mail, chyba że umowa zastrzega inną formę (art. 77 § 2 KC). Przed wypowiedzeniem warto policzyć, ile kosztowałyby kary umowne, i sprawdzić, czy jest już kolejny klient.