W skrócie

  • Prezent dla klienta ocenia się osobno w podatku dochodowym i w VAT. Wynik w obu podatkach może być różny.
  • Upominki reklamowe, np. z logo i rozdawane wielu odbiorcom, zwykle są kosztem. Jedzenie i napoje ustawa o PIT wymienia wprost przy kosztach reprezentacji, których nie można odliczyć.
  • VAT nie powstaje od prezentów do 20 zł netto za sztukę albo do 100 zł netto rocznie na jedną osobę, jeśli przedsiębiorca prowadzi ewidencję obdarowanych.
  • Przedsiębiorca zwolniony z VAT nie nalicza VAT od prezentów. Na ryczałcie kosztów się nie odlicza, więc zostaje tylko pytanie o VAT.

Kubek z logo za 25 zł i świąteczny kosz ze słodyczami za 150 zł klient odbiera tak samo, jako miły gest. Urząd skarbowy patrzy na nie zupełnie inaczej. Kubek zwykle jest kosztem firmy i przy prostej ewidencji nie wymaga VAT. Kosz kosztem najpewniej nie będzie, a czynny podatnik VAT zapłaci od niego podatek tak, jakby go sprzedał.

Jeden prezent, dwa podatki

Prezent dla klienta ocenia się dwa razy, według dwóch różnych ustaw. W podatku dochodowym pytanie brzmi, czy wydatek obniża dochód. W VAT, czy samo wręczenie prezentu nie jest przypadkiem sprzedażą. Odpowiedzi nie muszą się pokrywać, co polskiego podatnika dawno przestało dziwić.

Reklama czy reprezentacja

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych uznaje za koszt każdy wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, chyba że sama go wyklucza (art. 22 ust. 1). Na liście wykluczeń są koszty reprezentacji, a jako przykłady przepis podaje usługi gastronomiczne oraz zakup żywności i napojów (art. 23 ust. 1 pkt 23). Reklamy na tej liście nie ma.

Kłopot w tym, że ustawa nie definiuje reprezentacji. Różnicę najłatwiej uchwycić na przykładzie. Reklama mówi klientowi „zapamiętaj nas”, reprezentacja mówi „polub nas”. Długopis czy kubek z logo, rozdawany wielu odbiorcom, ma przede wszystkim utrwalić markę. Kosz ze słodyczami i kawą dla stałego kontrahenta, wręczony z życzeniami, ma raczej podtrzymać dobre relacje. W dodatku składa się z tego, co ustawa wymienia z nazwy.

Między tymi biegunami leży szara strefa. Elegancki zestaw z grawerowanym logo dla jednego klienta ma w sobie trochę reklamy i sporo reprezentacji. Przepis nie podaje ani kwoty, ani listy dozwolonych upominków, więc w sprawach granicznych liczy się ocena konkretnego przypadku. Kto chce mieć pewność, może zapytać Krajową Informację Skarbową albo wystąpić o interpretację indywidualną.

Na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych ta część pytania odpada, bo podatek liczy się od przychodu, bez odliczania kosztów. Zostaje VAT.

Kiedy prezent staje się sprzedażą

Ustawa o VAT traktuje nieodpłatne przekazanie towarów z firmy, w tym „wszelkie inne darowizny”, jak dostawę, czyli tak, jakby towar został sprzedany. Warunek jest jeden. Przy zakupie tego towaru musiało przysługiwać prawo do odliczenia VAT (art. 7 ust. 2). Przedsiębiorcy zwolnionego z VAT ten przepis więc nie dotyczy.

Wyjątkiem są prezenty o małej wartości i próbki, o ile przekazuje się je w celach związanych z działalnością (art. 7 ust. 3). Prezentem o małej wartości są według ustawy (art. 7 ust. 4) towary przekazane jednej osobie

  1. o łącznej wartości do 100 zł netto w roku podatkowym, jeśli przedsiębiorca prowadzi ewidencję pozwalającą ustalić, kto je dostał, albo
  2. nieujęte w takiej ewidencji, jeśli cena nabycia jednej sztuki nie przekracza 20 zł netto.

Ewidencja prezentów o małej wartości nie ma urzędowego wzoru. Przepis wymaga jedynie, żeby dało się z niej ustalić tożsamość obdarowanych. W praktyce warto dopisać datę i wartość prezentu, bo bez nich trudno pilnować limitu 100 zł.

Gdy prezent nie mieści się w limitach, VAT nalicza się tak jak od sprzedaży, a podstawą jest cena nabycia towaru (art. 29a ust. 2). Ustawodawca dorzucił przy tym osobliwość. Sam prezent reprezentacyjny nie jest kosztem w podatku dochodowym, ale VAT należny od jego przekazania już tak (art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. b ustawy o PIT). Fiskus pobiera więc podatek od uprzejmości, a potem pozwala go sobie odliczyć. Częściowo.

Trzy prezenty w liczbach

Przykłady dotyczą czynnego podatnika VAT, któremu przy zakupie przysługiwało odliczenie VAT.

  • Długopis z logo za 15 zł netto, rozdany 200 klientom. Wydatek reklamowy, więc koszt. VAT nie powstaje nawet bez ewidencji, bo cena sztuki nie przekracza 20 zł.
  • Kubek z logo za 25 zł netto, po jednym dla 40 klientów. Też reklama i koszt. Cena przekracza 20 zł, więc bez VAT obejdzie się tylko przy ewidencji obdarowanych. Bez niej trzeba naliczyć 23% od 25 zł, czyli 5,75 zł od każdego kubka, razem 230 zł.
  • Świąteczny kosz ze słodyczami i kawą za 150 zł netto dla stałego klienta. Żywność ustawa wymienia wprost przy reprezentacji, więc kosztem najpewniej nie będzie. Wartość przekracza 100 zł, więc ewidencja nie pomoże i VAT trzeba naliczyć od 150 zł, według stawek właściwych dla produktów w koszu. Ten VAT może za to trafić do kosztów.

Fiskus nie zabrania być miłym dla klientów. Zabrania jedynie odliczać od podatku uprzejmość, która za dobrze smakuje.